Sommaire de la fonction

Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social.

Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées.

Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

La Chaire en Eau Potable se donne pour mission de produire des résultats scientifiques reconnus et utilisables par l'industrie afin d'améliorer le traitement et la distribution des eaux potables.

La Chaire, créée en 1992, regroupe une équipe pluridisciplinaire incluant deux professeurs, une chercheure, trois techniciens, six associés de recherche et près d'une trentaine d'étudiantes et étudiants gradués.

Sous la supervision des personnes titulaires principales de la Chaire en Eau Potable et de la supérieure immédiate, la personne recherchée effectue les tâches de secrétariat et assiste les personnes titulaires dans l'accomplissement de leur mandat en participant aux opérations reliées à la gestion de la recherche, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission du groupe de recherche.

En l'absence de ceux-ci, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

Principales responsabilités

• Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, de la recherche, des ressources humaines, financières et matérielles.
• À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et complète les formulaires administratifs requis;
• A la responsabilité de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence.
• À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différentes personnes intervenantes, fournit et obtient de l'information sur des sujets variés et complexes;
• Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant de l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
• Effectue le suivi des décisions prises par les personnes titulaires de la Chaire et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation;
• Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que la tenue, à raison de deux par année de symposiums pour les partenaires industriels (80 personnes);
• Prend les dispositions relatives à l'agenda des personnes titulaires de la Chaire. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, en fait le suivi et organise des rencontres selon les priorités.
• Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de la présence de ceux-ci à leurs différents rendez-vous;
• Tient à jour la comptabilité. Compile, enregistre les dépenses effectuées avec pièces justificatives et fait rapport des états de comptes de revenus et de dépenses.
• Sur réception des relevés budgétaires périodiques, compare les résultats avec les pièces justificatives. Relève les erreurs et avise le personnel concerné;
• Prépare et fait le suivi des dossiers relatifs au personnel tels qu'affichages, embauches, mouvements de personnel, congés, absences.
• Prépare les différents formulaires administratifs requis;
• Dans les départements où il n'y a pas de commis aux dossiers étudiants ou lorsque la charge de travail de ce dernier l'exige, accomplit les tâches de celui-ci.
• À cette fin, effectue diverses activités liées à l'admission, l'inscription, au plan d'études et à l'aide financière;
• Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille la clientèle, s'informe de l'objet de l'entretien et prépare les documents nécessaires.
• Oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec sa supérieure;
• Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables.
• Répond aux demandes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers;
• Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires.
• Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
• Met à jour la base de données bibliographiques à l'aide du logiciel EndNote. Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d'archivage.
• Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion;
• Prend des notes, prépare divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l'orthographe et la grammaire. Signe des documents;
• Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées courantes et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations;
• Utilise divers appareils tels que : système informatisé de traitement de l'information, calculatrice, photocopieur et télécopieur, etc.;
• Tient à jour ses connaissances en bureautique ainsi que des politiques, des règles et des procédures en vigueur. Utilise de façon optimale les logiciels et les bases de données en usage;
• Peut être appelée à entraîner ou former une ou plusieurs personnes;
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Scolarité

Diplôme d'études collégiales avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

Expérience

Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
• Maîtriser les différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

Rémunération

Classe 8 (de 26,46 $ à 34,50 $).

Les avantages de travailler à Polytechnique Montréal

• 20 jours de vacances annuelles;
• 15 jours fériés;
• Horaire allégé pendant la période estivale (horaire d'été);
• Possibilité de télétravail;
• Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies);
• Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine;
• Régime de retraite à prestations déterminées.

Durée et / ou horaire de travail

Temps complet - 35 heures par semaine.

Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).