Sommaire de la fonction

Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social.

Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées.

Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés

Sous la direction de la supérieure immédiate, la personne recherchée l'assiste en assurant les travaux reliés aux activités administratives du département telles que : compilation de données statistiques ou financières, suivi des comptes budgétaires et des revenus et dépenses, des fonds de recherche, suivi des dossiers du personnel de recherche.

Assure la liaison avec le corps professoral et la communauté étudiante, le personnel, les fournisseurs et les services administratifs.

Assure la mise à jour des dossiers et fichiers; recueille, compile, traite et diffuse, s'il y a lieu, l'information reliée à son secteur d'activités;

prépare et effectue la saisie et le traitement de différents rapports et tableaux.

Principales responsabilités

• Collabore à l'élaboration des budgets du département. À cette fin, recueille les données nécessaires, participe à l'analyse de ces données et produit les tableaux de données et statistiques pertinentes;
• Collabore au contrôle, à la conciliation et au suivi des budgets et fonds de recherche alloués au département. À cette fin, effectue les vérifications appropriées, s'assure de la disponibilité des fonds, prépare ou valide différents formulaires administratifs tels que documents comptables, demandes d'achat, etc.

prend les mesures requises relevant de sa compétence et / ou signale toute anomalie à qui de droit. Tient à jour la comptabilité et prépare, selon les procédures établies, les différents formulaires comptables requis.

• Prépare et assure le suivi de la facturation émanant du département. Assure le suivi des aides financières;
• Tient à jour l'inventaire des locaux, des téléphones, des prises réseau, de l'ameublement. Participe au suivi des travaux d'aménagement faits au département;
• Prépare et fait, selon les procédures établies, le suivi des dossiers relatifs à tous mouvements et renouvellements de personnel : prépare les différents formulaires administratifs requis tels que demandes, lettres d'embauche, contrats d'engagement.
• Tient à jour les banques de temps (p. ex. : vacances, maladie, etc.);
• Collabore à l'organisation de différentes activités départementales telles que : portes ouvertes, recrutement étudiants, visite de laboratoires, accueil de la clientèle étudiante;
• Effectue des recherches dans la documentation et communique avec différents services de Polytechnique pour obtenir et fournir des renseignements relatifs aux secteurs d'activités relevant de sa compétence;
• Recueille, compile, traite et diffuse divers renseignements administratifs reliés à son secteur d'activités tels que les politiques internes de Polytechnique;
• Participe à des rencontres à caractère administratif, fait des suggestions, prend note des décisions et donne les suites appropriées;
• Produit, sur demande, des statistiques ou relevés de données relatifs à son travail. Effectue la saisie et le traitement de textes et de données tels que lettres, rapports, tableaux statistiques et formulaires administratifs.
• Utilise les logiciels en usage;
• Initie du personnel dont le travail est relié aux affaires administratives;
• Assume la responsabilité d'un système de classement et d'archivage, selon les politiques;
• S'assure du bon fonctionnement des divers appareils de bureau tels que : micro-ordinateur, photocopieur, télécopieur, numériseur.
• Fait les appels de service lorsque requis;
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Scolarité

Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en technique administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

Expérience

Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
• Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

Rémunération

Classe 8 (de 26,46 $ à 34,50 $).

Les avantages de travailler à Polytechnique Montréal

• 20 jours de vacances annuelles;
• 15 jours fériés;
• Horaire estival : 10 congés (vendredi d'été);
• Possibilité de télétravail;
• Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies);
• Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine;
• Régime de retraite à prestations déterminées.

Durée et / ou horaire de travail

Emploi temporaire.

Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).

Temps complet - 35 heures par semaine.