Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche). Faculté/unité : École d’éducation permanente, Réussite des étudiants et gestion du recrutement Sommaire du poste Sous la direction du gestionnaire, Admissions et convocation, le ou la gestionnaire, Admissions et convocation, joue un rôle essentiel pour veiller au bon déroulement des activités de l’École d’éducation permanente (ÉÉP) liées aux admissions et à convocation. En tant que membre de l’équipe Réussite des étudiants et gestion du recrutement (REGR), l’administrateur ou l’administratrice aidera à élaborer des stratégies opérationnelles, des pratiques exemplaires et des communications entre les unités pour atteindre les objectifs liés aux admissions. La personne qui occupe ce poste a l’importante mission d’offrir des conseils sur les procédures et les pratiques exemplaires et d’aider à traiter les cas difficiles pour l’équipe qui soutient les étudiants tout au long de leur inscription à un programme de l’ÉÉP et de l’achèvement de ce programme. La personne choisie aura une connaissance spécialisée des systèmes d’inscription aux études postsecondaires, des exigences d’obtention de diplôme, des documents juridiques pour les études postsecondaires et les procédures d’admission, et travaillera avec une équipe de six coordonnateurs de l’administration et des affaires étudiantes pour veiller à ce que le travail lié aux admissions et à l’obtention de diplôme de l’ÉÉP soit effectué de façon efficace et efficiente. Principales responsabilités Admissions :

• Aider le ou la gestionnaire, Admissions et convocation, à déterminer et à mettre en œuvre des processus liés au recrutement, aux demandes et à l’orientation des nouveaux étudiants et des nouvelles étudiantes, et veiller à ce que l’unité puisse organiser son travail en fonction des cycles d’admission.
• Examiner les demandes complexes pour les programmes crédités et non crédités qui ont été transmises à un niveau supérieur par les coordonnateurs de l’administration et des affaires étudiantes et assurer la liaison avec le ou la gestionnaire, Admissions et convocation, au besoin.
• Examiner régulièrement les procédures internes sur les décisions relatives aux demandes afin de s’assurer que la charge de travail est bien répartie au sein de l’équipe des admissions et de convocation.
• Travailler au suivi, à la prévision et à l’évaluation des indicateurs liés aux admissions et aux inscriptions, et fournir des mises à jour à la direction.
• Trouver des approches et des produits nouveaux et novateurs pour améliorer le processus relatif aux admissions et travailler de concert avec le ou la gestionnaire, Admissions et obtention de diplôme, pour fournir des conseils d’expert à la haute direction sur l’acquisition de nouvelles technologies et de nouveaux services.
• Aider le ou la gestionnaire, Admissions et convocation, à effectuer le suivi des objectifs liés aux admissions et communiquer les objectifs aux coordonnateurs de l’administration et des affaires étudiantes.
• Produire des manuels liés aux admissions portant sur les demandes, les relevés de notes et les documents juridiques afin d’assurer l’intégration efficace des nouveaux employés et de fournir des renseignements aux autres unités de l’ÉÉP.
• Gérer les tâches liées aux courriels et aux communications téléphoniques à l’unité des admissions et de convocation.
• Assurer une liaison régulière avec l’Unité des inscriptions et des dossiers des étudiants et étudiantes et d’autres unités pertinentes de l’ÉÉP afin d’assurer la compréhension commune des procédures d’admission et des points de transition dans le parcours des étudiants et étudiantes.
• Participer aux groupes de travail et aux comités pertinents de la REGR, de l’ÉÉP et de McGill, et produire des documents pour ceux-ci.

Collation des grades et obtention de diplôme :

• Aider le ou la gestionnaire, Admissions et convocation, à déterminer et à mettre en œuvre les processus liés aux exigences et à l’examen des dossiers pour l’obtention de diplôme.
• S’assurer que la documentation concernant les exigences relatives à l’obtention de diplôme pour tous les programmes de l’ÉÉP est mise à jour et communiquée à l’unité des admissions et convocation.
• Aider le ou la gestionnaire, Admissions et convocation, à effectuer le suivi des objectifs liés à l’obtention de diplôme et communiquer les objectifs aux coordonnateurs de l’administration et des affaires étudiantes.
• Assurer la liaison avec l’Université McGill au sujet des processus et des dates de collation des grades.
• Collaborer avec l’équipe Conseil en carrière de l’ÉÉP pour élaborer des modèles et des communications liés aux plans d’études des étudiants et étudiantes.
• Produire des manuels liés à l’obtention de diplôme portant sur les exigences relatives à l’obtention de diplôme, la délivrance des titres de compétence ainsi que la préparation des étudiants et étudiantes à l’obtention de diplôme afin d’assurer l’intégration efficace des nouveaux employés et de fournir des renseignements aux autres unités de l’ÉÉP.

Esprit d’équipe :

• Créer un environnement propice à l’intégration de l’équipe ainsi qu’à la communication et la collaboration interfonctionnelles.
• Aider le ou la gestionnaire, Admissions et convocation, à mettre sur pied une équipe résiliente et axée sur les connaissances au sein de laquelle la collaboration et le soutien règnent.
• S’assurer que l’unité des admissions et convocation communique efficacement à l’interne et à l’externe avec les étudiants et étudiantes ainsi que les autres unités de l’ÉÉP.

Activités et stratégie :

• Offrir du soutien et des conseils au gestionnaire, aux cadres supérieurs et au vice-doyen ou à la vice-doyenne de la REGR en ce qui a trait aux stratégies opérationnelles, aux pratiques exemplaires et aux processus.
• Agir à titre de personne-ressource principale pour le travail entre les unités et veiller à ce que les renseignements concernant les admissions et l’obtention de diplôme soient clairement communiqués dans l’ensemble de la REGR et de l’ÉÉP.
• Collaborer et participer régulièrement aux initiatives relatives à l’inscription et à la réussite des recrues étudiantes avec les unités responsables des inscriptions, des conseils et de l’engagement international au sein de la REGR.

Autres compétences ou aptitudes requises :

• Solide expérience des admissions aux études postsecondaires et du recrutement d’étudiants et d’étudiantes.
• Expérience de la prestation de conseils à une équipe opérationnelle, de préférence dans un milieu d’enseignement postsecondaire.
• Compétences reconnues en analyse et en planification, sens de l’organisation éprouvé, et capacité avérée de résoudre des problèmes et de prendre des décisions.
• Capacité de travailler avec des systèmes d’information du corps étudiant et des logiciels de sondage. Expérience de Banner et DestinyOne, un atout.
• Aptitude éprouvée à travailler dans un environnement MS Office.
• Niveau élevé de professionnalisme et de discrétion, minutie, souci de l’exactitude et de la confidentialité requis.
• Expérience des exposés à la haute direction et de la communication précise de l’information.
• Capacité manifeste de travailler avec souplesse et sous pressions sur plusieurs projets et d’établir des priorités et de respecter des délais serrés avec une supervision limitée.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et axées sur le service, y compris la capacité de manifester tolérance et compassion dans les situations stressantes.
• Capacité manifeste de travailler seul et en équipe.
• Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 sur une échelle de 0-4. Capacité de parler une ou plusieurs langues autres que le français et l’anglais, un atout.

Formation et expérience minimales requises : Baccalauréat 3 ans Expérience connexe avec DEC III / DEC III 1 an Expérience connexe avec un diplôme universitaire de premier cycle Salaire annuel : (MPEX – Classe 03) $59,870.00 - $70,440.00 - $81,010.00 Heures par semaine : 33.75 (Temps plein) Superviseur : Student Affairs Officer Date de fin de l’emploi (le cas échéant) : Date limite pour postuler : 2023-09-01 L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, .