Comment bien conduire une réunion

Conduire une réunion avec des collègues peut s’avérer être une tâche ardue pour n'importe quel ingénieur.

Le travail d'équipe est souvent important dans le métier d'ingénieur, et passe forcément par la tenue de réunions de travail entre collègues.

Il vous arrivera donc à plusieurs reprises au cours de votre carrière d’être en charge de l’une de ces réunions. Comment les conduire adéquatement pour s’assurer qu’elles soient le plus productives possibles? Voici quelques conseils pour bien les mener.

 

Impliquez les bonnes personnes

Quand il y a trop de participants aux réunions, vous finissez par parler dans le vent de choses inutiles. En effet, collecter les avis de personnes qui ne sont pas impliquées dans le projet concerné ne sert à rien. Alors choisissez avec attention qui vous invitez à la réunion, et si c'est vraiment nécessaire, informez les autres après de ce qui s'y est dit.

 

Tout le monde n'a pas à être d'accord, mais tout le monde doit participer

Beaucoup d'opinions peuvent être énoncées lors d'une réunion, et des conflits peuvent donc apparaître. Il est malgré tout important de laisser chacun parler et s’exprimer librement. Vous serez peut-être tenté d’éviter l’opinion de certaines personnes autour de la table pour éviter ces conflits, mais vous ne voulez pas non plus qu'on pense que vous favorisez certains de vos collègues.

L'objectif est d'arriver à un compromis et de dialoguer de façon mature. Chaque opinion peut être bénéfique, pourvue que ça demeure dans le cadre professionnel.

 

Planifiez un ordre du jour

Planifiez un plan de la rencontre pour vous assurer que vous penserez à tout ce que vous souhaitiez couvrir durant la réunion. Cela vous permettra également d’estimer le temps que durera votre rencontre, et advenant qu’elle s’annonce trop longue, de cibler les éléments les plus importants.

Au début de la réunion, énoncez l’ordre du jour à vos collègues pour qu’ils soient au fait de ce qui sera dit et qu’ils puissent suivre la structure que vous souhaitiez aborder. Vous pouvez même envoyer l’ordre du jour à l’avance par courriel à vos collègues pour qu’ils puissent arriver à la réunion mieux préparés.

 

Évoquez les choses importantes

Les réunions peuvent devenir embrouillées ou gênantes à cause des différentes personnalités et les différentes idées enfermées dans la même pièce, et c'est à vous d'éviter cela. On peut toujours discuter sans que les choses ne dégénèrent! Concentrez-vous donc sur l’essentiel et apprenez à éviter les sujets superflus ou nuisibles.