Conseillère, conseiller à la gestion de projets institutionnels et à l’amélioration continue - P2526-88

VOTRE GROUPE DE TRAVAIL

Bureau de soutien à la réalisation des projets

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Au sein du Bureau de soutien à la réalisation des projets (BSRP), la personne titulaire du poste accompagne les directions et les équipes dans la planification, la réalisation et le suivi des projets institutionnels, ainsi que dans des démarches d’amélioration continue.

Elle contribue au développement, à l’implantation et à l’évolution de méthodes, d’outils et de cadres de référence en gestion de projets, en amélioration continue et en gestion du changement. Elle agit à titre de partenaire, de facilitateur et de gardien des principaux paramètres des projets (alignement stratégique, portée, priorités, risques et bénéfices), afin de soutenir l’atteinte des objectifs des plans institutionnels.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Concevoir, structurer et faire évoluer une boîte à outils en gestion de projets institutionnels, en amélioration continue et en gestion du changement.
• Développer des méthodologies simples, pragmatiques et adaptées à la réalité organisationnelle.
• Accompagner les directions et les équipes dans l’appropriation et l’utilisation des méthodes et outils de gestion de projets.
• Conseiller et coacher les gestionnaires dans la structuration, la planification et le suivi de leurs projets.
• Prendre en charge, à la demande des gestionnaires, en tout ou en partie, certaines tâches de gestion de projet (planification, coordination, suivi, reddition de comptes), afin de pallier des enjeux de capacité ou de maturité des équipes.
• Faciliter la collaboration et la mobilisation des parties prenantes, particulièrement dans des projets transversaux.
• Appuyer les équipes dans l’identification et la levée d’obstacles organisationnels.
• Accompagner l’optimisation des processus et la structuration des pratiques de travail.
• Animer des démarches d’amélioration continue auprès des équipes.
• Contribuer à l’efficience informationnelle, à l’automatisation et à l’optimisation des flux de travail.
• Assurer une vigie globale et l’alignement stratégique du portefeuille de projets institutionnels, en définissant et en analysant des indicateurs offrant une vue consolidée de leur avancement.
• Concevoir et diffuser des tableaux de bord, des analyses et des états d’avancement à l’intention de la direction et des comités.
• Analyser les écarts, tendances et enjeux transversaux et formuler des recommandations aux différentes directions.
• Maintenir ses connaissances à jour dans son secteur d'activité et exercer une veille des tendances innovantes en matière de gestion de projets et de changements.
• Transformer l’information de projets en indicateurs de priorisation et de prise de décision, et contribuer à une reddition de comptes claire et alignée sur les orientations institutionnelles.
• Développer et animer des formations ainsi que des activités de partage de connaissances.
• Contribuer à l’évolution des pratiques organisationnelles par la mise en place de référentiels et d’outils communs.
• Soutenir la diffusion des avancées, des apprentissages et des résultats liés aux projets institutionnels.
• Appuyer le développement d’une culture organisationnelle axée sur la collaboration, la rigueur et l’amélioration continue.
• Peut être appelé à superviser fonctionnellement le travail d’autres employés.
• Peut être appelé à représenter sa direction lors de comités, d’instances et de groupes de travail.

EXIGENCES

• Baccalauréat dans une discipline pertinente (administration, gestion, génie industriel, technologies de l’information, sciences de la gestion ou domaine connexe).
• Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente, notamment en gestion ou accompagnement de projets, en amélioration continue ou optimisation de processus, en conseil interne ou accompagnement organisationnel, et en environnement institutionnel ou organisationnel complexe.
• Expérience démontrée en développement de méthodes, d’outils et de gabarits, en structuration et analyse de l’information à des fins de suivi et de prise de décision, ainsi qu’en collaboration avec des gestionnaires et des équipes multidisciplinaires.

ATOUTS

• Diplôme de deuxième cycle en gestion de projets ou dans un domaine connexe.
• Certification ou formation en gestion de projets (PMP, Agile, etc.) et en amélioration continue (Lean, Lean Six Sigma, Kaizen, etc.).
• Connaissance d’outils ou de pratiques liés aux tableaux de bord, aux indicateurs de performance, à la gestion du changement ou à l’automatisation des processus.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Capacité à adopter une lecture stratégique des enjeux, à analyser des situations complexes et à formuler des synthèses claires et utiles à la prise de décision.
• Capacité à accompagner, conseiller et influencer des gestionnaires et des équipes, sans autorité hiérarchique, dans des contextes transversaux.
• Capacité à structurer l’information, à concevoir des outils de suivi et à produire des livrables adaptés aux besoins des parties prenantes.
• Capacité à communiquer avec clarté, à faciliter des échanges et à favoriser la collaboration entre des acteurs aux intérêts variés.
• Capacité à travailler avec rigueur et autonomie, à organiser efficacement ses interventions et à orienter ses actions vers la création de valeur.

MODE DE TRAVAIL

Télétravail avec présence occasionnelle au bureau de Québec. Notez qu'une présence accrue sera demandée en début de mandat pour faciliter l'intégration.

TYPE DE POSTE

Deux (2) postes réguliers

MILIEU INCLUSIF

L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.

L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.

Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.

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