Project Coordinator II-Canada

PLEASE SUBMIT YOUR RESUME IN ENGLISH

The Project Coordinator II provides coordination and operational support for site activation and maintenance activities across all study phases. This role demonstrates greater autonomy and ownership, with accountability for assigned projects and deliverables. The PC II ensures timely and accurate completion of site-level and project documentation, proactive communication, and compliance with study timelines.

This role is perfect for you if:

• You have an experience in project administration and clinical research;
• You want to work in a collaborative environment;
• You want to have an impact in a fast-growing company.

RESPONSIBILITIES

More specifically, the Project Coordinator II:

• Lead assigned site activation activities, ensuring delivery within established timelines and quality standards.
• Coordinate, collect, review, and approve essential regulatory and clinical trial documents from investigator sites.
• Act as the primary point of contact for assigned sites on operational and administrative matters.
• Communicate effectively with internal teams (e.g., Clinical Operations, Regulatory, Data Management) to align priorities and address issues impacting activation or maintenance.
• Identify potential risks or delays in site activation and escalate to the Project Manager as appropriate.
• Ensure that essential documents are accurate, complete, and compliant for first-pass review and site activation.
• Maintain up-to-date information in the CTMS, eTMF, and other tracking tools.
• Prepare meeting minutes, study trackers, and reports for internal and client updates.
• Support ethics committee submissions and country-specific regulatory requirements when applicable.
• Coordinate training assignments and maintain documentation for project-specific training activities.
• Prepare and distribute study correspondence, site communications, and tracking documentation.
• Manage logistics related to investigator meetings, study supplies, and ISF distribution.
• Participate in audits and inspections, providing relevant documentation and supporting responses to findings.
• Contribute to process improvements, best practice documentation, and SOP compliance initiatives within the Project Coordination team.
• Provide guidance to junior coordinators on standard processes and administrative activities

The work environment

At Indero, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities.

In this position, you will be eligible for the following perks:

• Flexible work schedule
• Permanent full-time position
• Company benefits package
• Ongoing learning and development
• Home-based position

About Indero

Formerly known as Innovaderm, Indero is a world-renowned expert and clinical research leader in dermatology. We have more than two decades of experience serving a broad range of indications, patient populations, administration routes, and drug classes, and a global footprint.

Indero is a dual-focus CRO for dermatology and rheumatology, with 25+ years’ experience in clinical research and trial delivery. Our full-service approach – which includes everything from protocol design and patient recruitment to trial monitoring and biometrics – provides biotech and pharmaceutical sponsors with the rigorous scientific foundation and tailored expertise their studies need to reach the finish line efficiently and effectively. With capabilities in North America, Europe, Asia Pacific and Latin America; vast, continuously growing relationships with investigators and patients; and a dedicated research clinic through which we design and execute our own studies, Indero is the ideal CRO partner for clinical needs at global scale..

Indero is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Indero will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request.

Indero only accepts applicants who can legally work in Canada.

Le coordonnateur de projets II offre un soutien en coordination et en opérations pour les activités d’activation et de maintien des sites à toutes les phases de l’étude. Ce rôle comporte un plus grand niveau d’autonomie et de prise en charge, avec une responsabilité directe des projets et des livrables assignés. Le coordonnateur de projets II veille à la réalisation précise et dans les délais de la documentation liée aux sites et aux projets, à une communication proactive et au respect des échéanciers de l’étude.

Ce rôle est fait pour vous si :

• Vous possédez de l’expérience en administration de projets et en recherche clinique ;
• Vous souhaitez évoluer dans un environnement collaboratif ;
• Vous désirez avoir un impact au sein d’une entreprise en forte croissance.

RESPONSABILITÉS

Plus précisément, le coordonnateur de projets II :

• Dirige les activités d’activation des sites qui lui sont assignées, en assurant leur réalisation selon les échéanciers et les normes de qualité établis.
• Coordonne, recueille, révise et approuve les documents réglementaires essentiels et ceux liés aux essais cliniques provenant des sites investigateurs.
• Agit comme point de contact principal pour les sites assignés en ce qui concerne les questions opérationnelles et administratives.
• Communique efficacement avec les équipes internes (p. ex. opérations cliniques, affaires réglementaires, gestion des données) afin d’aligner les priorités et de résoudre les enjeux pouvant affecter l’activation ou le maintien des sites.
• Identifie les risques ou retards potentiels liés à l’activation des sites et les escalade au gestionnaire de projet, au besoin.
• S’assure que les documents essentiels sont exacts, complets et conformes afin de faciliter une révision réussie dès la première soumission et l’activation des sites.
• Maintient l’information à jour dans le CTMS, l’eTMF et les autres outils de suivi.
• Prépare les comptes rendus de réunions, les outils de suivi des études et les rapports destinés aux mises à jour internes et aux clients.
• Soutient les soumissions aux comités d’éthique et les exigences réglementaires propres à chaque pays, lorsque requis.
• Coordonne les affectations de formation et assure le maintien de la documentation liée aux activités de formation spécifiques aux projets.
• Prépare et diffuse la correspondance de l’étude, les communications aux sites et la documentation de suivi.
• Gère la logistique liée aux réunions des investigateurs, aux fournitures de l’étude et à la distribution des dossiers maîtres de l’investigateur (ISF).
• Participe aux audits et aux inspections en fournissant la documentation requise et en appuyant les réponses aux observations.
• Contribue à l’amélioration des processus, à la documentation des meilleures pratiques et aux initiatives de conformité aux SOP au sein de l’équipe de coordination de projets.
• Offre un encadrement aux coordonnateurs juniors en lien avec les processus standards et les activités administratives.

PROFIL IDÉAL

• Baccalauréat dans un domaine pertinent à la recherche clinique ou expérience équivalente.
• 1 à 2 ans d’expérience en recherche clinique, idéalement au sein d’une CRO, d’une entreprise de biotechnologie ou d’une société pharmaceutique.
• Bonne compréhension des BPC (Bonnes pratiques cliniques), des lignes directrices de l’ICH et des normes en matière de documentation clinique.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et organisationnelles, avec la capacité de prioriser et de gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais ; le bilinguisme est un atout.
• Capacité démontrée à travailler de façon autonome et en collaboration au sein d’équipes multidisciplinaires.
• Bonne connaissance des bonnes pratiques cliniques ainsi que des réglementations et lignes directrices applicables de Santé Canada et de la Food and Drug Administration (FDA).

L’environnement de travail

Chez Indero, vous travaillerez avec des collaborateurs compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilités d’avancement intéressantes.

Dans ce role, vous bénéficierez des avantages suivants :

• Horaire de travail flexible
• Poste permanent à temps plein
• Avantages sociaux complets (soins médicaux, soins dentaires, soins de la vue, REER, vacances, jours personnels, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales)
• Formation et perfectionnement continu

À propos Indero

Anciennement connue sous le nom d’Innovaderm, Indero est un expert de renommée mondiale et un chef de file en recherche clinique en dermatologie. Nous comptons plus de vingt ans d’expérience couvrant un vaste éventail d’indications, de populations de patients, de voies d’administration et de classes de médicaments, avec une présence à l’échelle mondiale.

Indero est une CRO à double spécialisation en dermatologie et en rhumatologie, cumulant plus de 25 ans d’expérience en recherche clinique et en réalisation d’essais cliniques. Notre approche de services complets — allant de la conception des protocoles et du recrutement des patients à la surveillance des essais et à la biométrie — offre aux promoteurs des secteurs biotechnologique et pharmaceutique la rigueur scientifique et l’expertise sur mesure nécessaires pour mener leurs études à terme de façon efficace et performante. Grâce à nos capacités en Amérique du Nord, en Europe, en Asie‑Pacifique et en Amérique latine, à nos relations étendues et en constante évolution avec les investigateurs et les patients, ainsi qu’à une clinique de recherche dédiée où nous concevons et réalisons nos propres études, Indero est le partenaire CRO idéal pour répondre à des besoins cliniques à l’échelle mondiale.

Indero s’engage à offrir un traitement équitable et l’égalité des chances à toutes les personnes. À ce titre, Indero offre, sur demande, des mesures d’adaptation aux candidats en situation de handicap tout au long du processus de recrutement et de sélection.

Indero accepte uniquement les candidats pouvant légalement travailler au Canada.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.

IDEAL PROFILE

• Bachelor’s degree in a field relevant to clinical research or equivalent experience.
• 1 to 2 years of experience in clinical research, preferably in a CRO, biotech, or pharmaceutical setting.
• Sound understanding of GCP, ICH guidelines, and clinical documentation standards.
• Strong interpersonal and organizational skills, with the ability to prioritize and manage multiple tasks.
• Excellent written and verbal communication skills in English; bilingualism an asset.
• Demonstrated ability to work independently and collaboratively within cross-functional teams.
• Good knowledge of good clinical practices, and applicable Health Canada and Food and Drug Administration (FDA) regulations/guidelines.