Coordonnateur(trice) aux événements (sur appel)

Vos principales responsabilités

En tant que coordonnateur ou coordonnatrice aux événements :

• Assister le client dans le suivi des engagements formulés par les fournisseurs internes et externes (aménagement, traiteur, service d’immeuble, accueil, etc.).
• Effectuer la tournée des salles pour vérifier la conformité des installations et des services inscrits au scénario.
• S’assurer que les installations sont sécuritaires et respectent les règles et directives en vigueur.
• Évaluer, traiter et assurer, en cours d’événement, le suivi des demandes additionnelles selon les directives établies.
• Informer tous les intervenants concernés (accueil, information, chargé de gestion d’événements, etc.) des modifications apportées au scénario et incidences sur les processus opérationnels.
• S’assurer de la satisfaction de la clientèle et traiter les plaintes, s’il y a lieu.
• Rédiger un rapport sur les observations notées en cours d’événement pour fin de transmission au chargé de gestion d’événements.

En tant que coordonnateur ou coordonnatrice des services aux exposants :

• Effectuer en période de pré-événement (période de montage et d’installation), le traitement et la validation des commandes pour les services suivants : électricité, plomberie, télécommunications, nettoyage de stand, manutention, accrochage/pose d’enseigne, aménagement et autres.
• Coordonner les équipes de services (manutention, électricité, accrochage, télécommunications, etc.) en lien avec les commandes à livrer.
• Effectuer les transactions dans le système Momentus, compléter les paiements, transmettre les requêtes et communiquer les particularités lors de certaines prises de commande au service concerné.
• Maximiser la vente des services auprès des exposants.
• Évaluer, traiter et assurer le suivi des demandes additionnelles selon les directives établies.
• Assister les exposants dans le suivi des engagements formulés par les fournisseurs internes.
• Inspecter et contrôler les salles d’expositions afin de s’assurer que la conformité des installations et des services requis sont livrés facturés et utilisés conformément aux besoins.
• S’assurer que les installations sont sécuritaires et respectent les règles et directives en vigueur. S’assurer de la satisfaction de la clientèle et traiter les plaintes s’il y a lieu.
• Rédiger un rapport sur l’ensemble des activités du centre de services aux événements.

Exigences

• DEC en technique de tourisme, en gestion hôtelière, en coordination d'événements ou de congrès ou tout autre programme d’études collégiales appropriées
• Trois (3) années d’expérience pertinente en coordination de services en milieu hôtelier, touristique ou événementiel
• Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
• Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée
• Bonne connaissance de la langue anglaise écrite
• Bonne connaissance des logiciels Microsoft Office
• Connaissance du logiciel Momentus, un atout
• Habileté à travailler dans un environnement technologique (ou web) et à utiliser un terminal de vente
• Habileté à consolider des rapports de transactions journalières, un atout
• Excellentes aptitudes au service à la clientèle et au travail d’équipe
• Sens de l’organisation et des priorités
• Rigueur dans la vérification de l’information
• Capacité à travailler sous pression et à traiter une diversité d’informations
• Habileté à communiquer
• Souci du détail et respect des échéanciers
• Autonomie et entregent
• Très grande disponibilité selon un horaire variable (minimum 3 jours/semaine)

Ce qui vous sera offert

• Taux horaire : 32,03$ majoré de 11,12 % (pour tenir lieu d’avantages sociaux)
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Programme d’aide aux employés
• Rabais pour les transports en commun
• Nombreuses activités du club social
• Du plaisir et des défis garantis
• Un leadership ouvert aux changements