Technicienne ou Technicien - gestion des documents et des archives

Rôle et responsabilités

Le technicien ou la technicienne - gestion des documents et des archives contribue au développement, à l’implantation et à l’application des normes, politiques, directives, processus et procédures pour assurer la gestion de l’information institutionnelle et des archives au sein de l’École. La personne titulaire de l’emploi apporte un soutien technique et organisationnel aux unités de l’École, afin d’uniformiser, de sécuriser et de centraliser la gestion de l’information institutionnelle, dans une perspective de gouvernance informationnelle, de conformité réglementaire et de valorisation des actifs informationnels de l’École. De plus, elle réalise le traitement archivistique des documents institutionnels et des archives privées, afin d’en assurer la préservation et l’accessibilité dans le temps.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

• Participe à la mise à jour et à la mise en place des outils, politiques, directives, processus et procédures relatives à la gestion de l’information institutionnelle, à la gouvernance informationnelle, aux archives et à la gestion du cycle de vie des documents numériques.
• Participe à l’identification et à l’évaluation des besoins des unités en matière de gestion documentaire et de la sélection des meilleurs outils et pratiques pour y répondre.
• Participe au paramétrage, au déploiement, à l’optimisation et à l’évolution des systèmes de gestion de l’information et des plateformes numériques documentaires.
• Accompagne les unités de l’École dans leurs activités de gestion documentaire : réalisation des inventaires, application et personnalisation du plan de classification et du calendrier de conservation, identification des documents à détruire, à transférer et à verser aux archives.
• Effectue le traitement archivistique physique et numérique : application du calendrier de conservation, organisation et description des contenus documentaires, application des normes de traitement, de préservation numérique et de diffusion archivistique, mise à jour des systèmes et métadonnées appropriés.
• Assure la gestion des dépôts documentaires, la numérisation et la destruction des documents.
• Assure le service à la clientèle interne de première ligne : gestion de la boîte de courriels du service ou de la plateforme centralisée, soutien technique et organisationnel aux utilisateurs et traitement des demandes de consultation.
• Participe au traitement des demandes de recherches historiques et des demandes de consultations externes.
• Participe aux activités acquisitives: inventaire de fonds d’archives privées, traitement préliminaire, etc.
• Participe aux activités de diffusion: exposition en vitrine, exposition externe, réseaux sociaux, etc.
• Tient à jour les différents registres, les inventaires institutionnels et les plateformes de partage utilisés par le service.
• Tient à jour des données liées à ses activités et permettant de produire des statistiques pour son secteur de travail et qui sont nécessaires à la préparation de rapports administratifs.
• Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales en techniques de la documentation ou dans une autre spécialisation pertinente et un minimum de quatre années d’expérience de travail pertinentes
• Très bonne connaissance des outils de gestion de l’information et des archives
• Très bonne connaissance des enjeux de la gestion de l’information et des archives
• Très bonne connaissance du cadre légal et règlementaire en matière de gestion documentaire
• Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
• Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
• Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
• Habiletés pour la résolution de problèmes; esprit d’analyse et capacité de synthèse
• Autonomie et capacité de travailler avec un minimum de supervision
• Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
• Minutie, précision et souci du détail
• Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
• Capacité à travailler en équipe
• Aptitude à fournir des efforts physiques
• Connaissance du milieu universitaire (un atout)

Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival: 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail: mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Accès à un service de télémédecine